Nachdem wir bereits letzte Woche verdeutlicht haben, dass Flexibilität eine unserer Stärken ist, möchten wir nochmal genau erläutern, wie hybrides Arbeiten am Besten umgesetzt werden kann. Diese 10 Punkte sind wichtig, da Flexibilität nur durch gewisse Strukturen – Regeln – und viel Kommunikation optimal umgesetzt werden kann.
Vertrauen als Grundvoraussetzung
Der Status zeigt schon wieder gelb – arbeitet die Person überhaupt? Das kann durchaus eine Frage sein, die sich Vorgesetzte stellen, wenn sie z.b Microsoft Teams offen haben. Wie soll man denn auch sonst nachvollziehen können, ob Mitarbeiter wirklich arbeiten oder nur mal kurz die Maus bewegen. Im Büro selbst ist das nicht so schwer, dort sitzen die Mitarbeiter an ihrem Platz und es würde schnell auffallen, wenn jemand seine Aufgaben nicht erledigt, anders als im Homeoffice. Diese Umstellung ist und bleibt für viele Vorgesetzte nicht einfach, da ein Teil der “Kontrolle” wegfällt. Resultiert die Arbeit in vorzeigbaren Ergebnissen ist die Situation deutlich einfacher, doch auch dies ist nicht immer der Fall. Damit hybrides Arbeiten möglich ist, braucht es Vertrauen auf der einen Seite und Eigenständigkeit / Eigenverantwortung des Teams auf der anderen Seite.
Klare Kommunikation
Besonders wichtig ist bei einer hybriden Arbeitsweise, dass vorab über Erwartungen und Voraussetzungen gesprochen wird und diese klar abgestimmt werden. Was im Büro relativ einfach umzusetzen ist, da alle vor Ort sind, geht remote auch, allerdings nicht ganz so einfach. Um sich den Ärger mit nicht erreichbaren Teammitgliedern, oder weitere Situationen, die aufgrund mangelnder Kommunikation entstanden sind zu sparen, sollten u.a folgende Fragen geklärt werden. Gibt es feste Termine, an denen die Anwesenheit erforderlich ist? Was für Arbeitszeiten gelten im Homeoffice? Wie und in welchem Maße wird miteinander kommuniziert werden und hat jeder Zugriff?
Motivation steigern
Die Konzentration dauerhaft aufrecht zu erhalten, wenn die Arbeit und das Privatleben räumlich nicht mehr voneinander getrennt sind, fällt einigen schwer. Auch sitzt kein Teamkollege neben einem, um durch das bekannte Mittagstief zu kommen. Dennoch gibt es Aushilfe! Allein ein wöchentlicher Austausch zwischen den Vorgesetzten und den MitarbeiterInnen kann die Motivation wieder steigern. Oder auch einfach mal zwischendurch nachhacken, ob alles in Ordnung ist.
Autonomie fördern
Wie bereits erwähnt, ist Vertrauen eine der Grundvoraussetzungen für erfolgreiches hybrides Arbeiten. Dazu gehört auch Vertrauen in die Autonomie des Teams, da die wenigsten Menschen einfach nur “Kommandos ausführen” möchten. Viel stärker ist das Verlangen bei gewissen Aufgabenbereichen Eigenverantwortung zu übernehmen. Auch Praktikanten oder Berufseinsteiger sind oftmals in der Lage kleinere Teilbereiche eigenständig zu übernehmen, wenn das Vertrauen vorhanden ist.
Chancengleichheit
Das jeder Mitarbeiter andere Stärken und Schwächen hat sollte wohl jedem bewusst sein. Das ist aber nicht der einzige Faktor, bei dem wir uns in der Arbeit unterscheiden. Auch Faktoren wie beispielsweise eine schlechte Internetverbindung, fehlendes Equipment oder gar der ruhige Platz zum Arbeiten macht bei vielen einen enormen Unterschied. Damit diese “Benachteiligungen” relativ gering gehalten werden, können von Arbeitgeberseite Maßnahmen getroffen werden. Dazu gehört z.B das Ausleihen der richtigen Ausstattung für zu Hause. Nur die wenigsten werden das selbe Arbeitsequipment haben, wie es im Büro der Fall ist.
Zusammenhalt stärken
Sich online kurz zum Kaffee treffen ist auf jeden Fall etwas anderes, aber es geht! Das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team vor Ort zu steigern ist mit Sicherheit leichter, sei es durch gemeinsame Mittagspausen oder auch einfach mal zwischendurch. Online braucht es hierfür genau abgestimmte Zeiten. Dennoch sollte auch hier die Wichtigkeit nicht unterschätzt werden. Auch virtuelle Veranstaltungen, beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen oder eine spontan organisierte LAN-Party sind eine gute Alternative, den Zusammenhalt im Team auch virtuell zu stärken.
Unterstützung neuer Teammitglieder
Wir alle hatten irgendwann mal unseren ersten Tag. Viele neue Gesichter, ein neues Büro, mal kurz einen Kollegen um Hilfe bitten. Vor Ort ist das alles kein Problem, aber virtuell? Screen Sharing und regelmäßige Video Calls erleichtern neuen Mitarbeitern auf jeden Fall ihren Start im Unternehmen. Damit das Wohlgefühl im Team gesteigert wird sollten dennoch regelmäßige Events vor Ort (wenn möglich) oder auch virtuell stattfinden. Unterstützung ist hier das A & O.
Prozesse anpassen
Um Prozesse so einfach wie nur möglich zu halten, sollte vor der Entscheidung zum hybriden Arbeiten genau festgelegt werden, welche Prozesse autonom ablaufen können. Auch muss sichergestellt werden, dass keine Informationslücken entstehen. Dies ist hier wichtiger denn je, da im Büro der Austausch untereinander deutlich schneller und einfacher funktioniert. Die richtige Dokumentation von Informationen und Entscheidungen ist maßgeblich für den Erfolg von hybridem Arbeiten.
Geeignete Technologien
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Arbeiten von zu Hause ist mit Sicherheit die geeignete Technologie. Mitarbeiter haben keinen Vorteil davon, wenn sie wichtige Dokumente nicht erreichen können. Daher muss eine geeignete Lösung gefunden werden, um E-Mails von überall abrufen zu können, Nachrichten untereinander auszutauschen, Meetings online durchzuführen und einen Kalender zu aktualisieren.
Klare Regeln & Grenzen sowie Kernzeiten
Müssen wir zu Hause eigentlich immer erreichbar sein? Auch das ist eine Frage, die sich Mitarbeiter stellen können. Im Büro sieht das so aus. Wer da ist, arbeitet, wer nach Hause fährt, hat Feierabend. Aber wo ist diese Grenze im Homeoffice? Ständige Erreichbarkeit ist genau das Gegenteil von gesundem Arbeiten und Produktivität. Die Grenze ist hier sehr verschwommen und Bedarf daher ebenfalls klarer Regeln.
Gibt es Kernarbeitszeiten und wenn ja, wann? Wann muss ich Erreichbar sein. Hier können feste Termine wie “Dailys” abhilfe schaffen und wieder etwas mehr Struktur in die Arbeit bringen, auch wenn die Mitarbeiter zu Hause sind.